Introducción al Sistema

El Sistema de Control Horario es una plataforma integral para la gestión de la jornada laboral, ausencias, documentación y comunicación interna. Desarrollado con PHP y MySQL, ofrece:

• Control horario avanzado: Fichajes con geolocalización, soporte para jornadas nocturnas, gestión de pausas remuneradas y no remuneradas.
• Modo kiosko: Terminales públicos con autenticación mediante QR o PIN, con prevención de suspensión de pantalla.
• Gestión documental: OCR automático para nóminas y documentos, separación de PDF multipágina, asignación a empleados.
• Comunicación interna: Sistema de mensajes con reacciones, comentarios y notificaciones.
• Reportes avanzados: Múltiples tipos de informes con exportación a CSV y visualización en mapas.
• Gestión de cuadrillas: Fichajes grupales para equipos de trabajo (licencia especial).

Primeros Pasos

Guía rápida para comenzar a utilizar el sistema según tu rol.

Acceso al Sistema

Recuperar Contraseña (Empleados)

1. En la pantalla de login, haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?"
2. Introduce tu DNI y email registrado
3. Recibirás un código de 6 dígitos en tu email (válido por 15 minutos)
4. Introduce el código y tu nueva contraseña (mínimo 6 caracteres)
5. Confirma la nueva contraseña y haz clic en "Cambiar Contraseña"

⚠️ Nota: Si no recibes el email, revisa la carpeta de spam.

Gestión de Empleados (Administrador)

Módulo completo para administrar el personal de la empresa.

Dar de Alta un Empleado

1. Accede a Empleados → Nuevo Empleado
2. Completa los campos obligatorios:
   • DNI/NIE: Formato 12345678A o X1234567A
   • Email: Válido y único en el sistema
   • Nombre y apellidos
   • Contraseña: Mínimo 6 caracteres
3. Selecciona el tipo de contrato
4. Asigna un horario (recomendado para cálculos de horas objetivo)
5. Marca "Enviar email" para que reciba sus credenciales
6. Haz clic en "Guardar Empleado"

Campos del formulario

Validaciones automáticas

• DNI: Validación en tiempo real del formato
• Email: Comprobación de unicidad
• Licencia: Verificación del límite de usuarios activos
• Horario: El horario seleccionado debe estar activo

Importar empleados desde CSV

Permite dar de alta múltiples empleados de forma masiva.

Formato del CSV

El archivo CSV debe incluir las siguientes columnas (el orden puede variar):

Ejemplo de archivo CSV

dni,email,nombre,apellidos,telefono,activo
12345678A,juan.perez@empresa.com,Juan,Pérez,600123456,1
87654321B,maria.garcia@empresa.com,María,García,600654321,1
X1234567C,carlos.lopez@empresa.com,Carlos,López,600789012,1

Editar empleado existente

1. En la tabla de empleados, haz clic en el botón Editar
2. Modifica los campos necesarios
3. Si deseas cambiar la contraseña, introduce una nueva (mínimo 6 caracteres)
4. Marca "Enviar email" para notificar al empleado
5. Haz clic en "Actualizar Empleado"

Activar/Desactivar empleados

Controla qué empleados pueden acceder al sistema.

• Activar: El empleado puede iniciar sesión y fichar
• Desactivar: El empleado no puede acceder, pero sus datos históricos se conservan

Límite de licencia

El número de empleados activos está limitado por la licencia contratada:

• Licencia Básica: Licencia para fichaje estándar
• Kiosko QR: Licencia para fichaje estándar y fichaje modo Kiosko QR
• Kiosko PIN: Licencia para fichaje estándar y fichaje modo Kiosko PIN
• Cuadrillas: Licencia para fichaje estándar y fichaje modo cuadrillas
• Almacenamiento: Almacenamiento sin limite de tiempo

Si se alcanza el límite, no se podrán activar más empleados hasta desactivar algunos o ampliar la licencia.

Gestionar PIN de empleados

El PIN permite a los empleados fichar en el modo Kiosko PIN.

1. Haz clic en el botón Gestionar PIN
2. Introduce el nuevo PIN (4-8 dígitos numéricos)
3. Confirma el PIN en el segundo campo
4. Opcional: usa "Generar PIN Aleatorio" para generar uno automático
5. Haz clic en "Guardar PIN"

Generar códigos QR

Los códigos QR permiten a los empleados fichar en el modo Kiosko QR.

QR individual

1. Haz clic en el botón Generar QR
2. Si el empleado ya tiene un QR, se mostrará la fecha de generación
3. Puedes elegir:
   • Ver QR existente: Muestra el código actual
   • Generar nuevo QR: Invalida el anterior y crea uno nuevo
4. En el modal, puedes descargar el QR como imagen PNG con el nombre del empleado

Generación masiva de QR

1. Haz clic en el botón Generar Todos los QR
2. Aparecerá un modal de confirmación donde debes escribir "GENERAR"
3. El sistema generará QR para todos los empleados (esto invalida los anteriores)
4. Al finalizar, puedes descargar un ZIP con todos los códigos QR
5. También se incluye un archivo LEEME_Instrucciones.txt con las instrucciones para imprimir
6. También se incluye software GeneradorTarjetasQR.exe para imprimir las tarjetas de 86x55mm

Eliminar empleado

1. Haz clic en el botón Eliminar
2. Se abrirá un modal de confirmación con dos opciones:
   • Solo Desactivar: Mantiene los datos pero inhabilita el acceso
   • Eliminar Permanentemente: Requiere escribir "BORRAR" para confirmar
3. Si eliges eliminar, escribe "BORRAR" en el campo de confirmación
4. Haz clic en "ELIMINAR PERMANENTEMENTE"

Exportar empleados a CSV

1. Haz clic en el botón Exportar CSV
2. Se descargará un archivo empleados_YYYY-MM-DD.csv
3. El archivo incluye todos los datos de los empleados (incluyendo inactivos)

Columnas del CSV:
ID, DNI, Nombre, Apellidos, Email, Teléfono, Fecha Alta, Contrato, Horas Semanales, Activo

Fichajes

Módulo principal para que los empleados registren su jornada laboral.

Estados de la jornada

Fichar entrada

Registra el inicio de la jornada laboral.

Entrada presencial

• Botón: Presencial
• Requisitos:
  • Geolocalización (si está activada y es obligatoria)
  • Estar dentro del radio permitido de la oficina
• Lógica:
  • Primer fichaje del día: puede ser normal (antes 20:00) o nocturno (después 20:00)
  • Segundo fichaje: si el primero fue normal → solo nocturno (después 20:00)
  • Segundo fichaje: si el primero fue nocturno → puede ser normal (cualquier hora)

Entrada teletrabajo

• Botón: Teletrabajo
• Requisitos: No requiere geolocalización obligatoria
• Características:
  • Se registra como teletrabajo en el sistema
  • La ubicación se registra opcionalmente si está disponible

Fichar salida

Registra el fin de la jornada laboral.

Salida normal

1. Haz clic en el botón Registrar fin Jornada
2. El sistema calcula automáticamente las horas trabajadas (restando pausas no remuneradas)
3. Se muestra un mensaje de confirmación con las horas totales

Salida con incidencia (jornada del día anterior)

Cuando se finaliza una jornada normal del día anterior:

• El sistema la detecta como incidencia
• Se muestra una advertencia especial en rojo
• Las horas trabajadas se establecen a 0
• El empleado debe reportar la incidencia al administrador

⚠️ INCIDENCIA DETECTADA
Jornada pendiente del día anterior
❗ DEBE NOTIFICAR A SU RESPONSABLE ❗

Gestión de pausas

Los empleados pueden registrar pausas durante su jornada laboral.

Importante: Las pausas remuneradas NO restan de las horas trabajadas. Las no remuneradas SÍ se descuentan.

Iniciar pausa

1. En la pantalla de fichaje, localiza la sección "Gestión de Pausas"
2. Haz clic en el botón del tipo de pausa deseado:
   • Descanso
   • Comida
   • Reunión
   • Médica
3. Para pausas personalizadas, haz clic en "Otra pausa..."
4. Si es médica, se abrirá un modal donde debes describir el motivo (obligatorio)
5. El sistema registra la hora de inicio automáticamente

Pausa médica

• Remunerada: Sí (automático)
• Descripción: Obligatoria
• Color: Rojo

Pausa de descanso

• Remunerada: No
• Descripción: Opcional
• Color: Azul

Pausa de comida

• Remunerada: No
• Descripción: Opcional
• Color: Verde

Pausa de reunión

• Remunerada: Sí
• Descripción: Opcional
• Color: Amarillo

Finalizar pausa

1. Cuando haya una pausa activa, aparecerá un recuadro verde con el botón "FINALIZAR PAUSA"
2. Haz clic en el botón
3. El sistema calcula automáticamente la duración
4. La pausa se registra en el historial

Cálculo de duración: Se redondean los segundos (≥30 segundos = 1 minuto adicional). Duración mínima: 1 minuto.

Pausas nocturnas

Cuando una pausa cruza la medianoche (ej: de 23:30 a 00:30):

1. El sistema detecta automáticamente el cruce de medianoche
2. Finaliza la pausa original a las 23:59:59 del día 1
3. Crea una nueva pausa el día 2 desde 00:00:00 hasta la hora real de fin
4. Mantiene todas las características (tipo, remuneración, descripción)

Ejemplo: Pausa de 23:30 a 00:30

Día 1: 23:30 → 23:59:59 (29 minutos)
Día 2: 00:00 → 00:30 (30 minutos)
Total: 59 minutos

Fichajes nocturnos

El sistema tiene soporte completo para jornadas que cruzan la medianoche.

Detección automática

Un fichaje se considera nocturno cuando:

• La hora de entrada es posterior a las 20:00
• O cuando la jornada cruza la medianoche (entrada un día, salida al siguiente)

División automática

Al fichar salida al día siguiente, el sistema:

1. Divide automáticamente en dos fichajes
2. Fichaje 1: entrada del día 1, salida a las 23:59:59
3. Fichaje 2: entrada a las 00:00:00 del día 2, salida a la hora real
4. Distribuye las pausas entre ambos días
5. Calcula las horas correctamente para cada día

Ejemplo práctico

Empleado que entra el lunes a las 22:00 y sale el martes a las 06:00:

FICHAJE 1 (Lunes)
Entrada: 22:00
Salida: 23:59:59
Horas trabajadas: 1.99h

FICHAJE 2 (Martes)
Entrada: 00:00
Salida: 06:00
Horas trabajadas: 6.00h

Total jornada: 7.99h

Ambos fichajes se marcan como 🌙 Nocturno.

Geolocalización

El sistema puede verificar que los empleados se encuentren en la ubicación permitida al fichar.

Modos de funcionamiento

Configuración

Desde Configuración → Geolocalización se puede configurar:

• Coordenadas de la oficina: Latitud y longitud (formato decimal, ej: 38.013623, -3.380560)
• Radio permitido: Distancia máxima en kilómetros (ej: 0.5 km)
• Nombre y dirección: Identificación de la ubicación
• Precisión requerida: Exactitud del GPS en metros

Puedes usar el botón "Usar mi ubicación actual" para establecer las coordenadas automáticamente.

Reportar fichaje incorrecto

Los empleados pueden reportar errores en sus fichajes para que el administrador los corrija.

Formulario de reporte

1. En "Mis registros", busca el fichaje y haz clic en Reportar
2. El formulario muestra:
   • Datos actuales del fichaje
   • Campos para corregir entrada/salida
   • Sección para añadir/modificar pausas
3. Selecciona el tipo de error
4. Ajusta las horas si es necesario
5. Añade las pausas correctas (las pausas médicas y de reunión se marcan automáticamente como remuneradas)
6. Describe el motivo detalladamente
7. Haz clic en "Enviar Reporte"

Modo Kiosko

El modo kiosko permite a los empleados fichar rápidamente sin necesidad de credenciales completas, ideal para terminales públicos.

Características comunes

• Prevención de suspensión: Mantiene la pantalla activa usando Wake Lock API o métodos alternativos
• Detección de inactividad: Cierra sesión automáticamente tras 15 segundos sin actividad
• Diseño adaptado: Interfaz táctil y responsive para tablets
• Información en tiempo real: Reloj y fecha actualizados
• Logo de empresa: Personalizable
• Estos addons: son opcionales y tienen coste extra

Kiosko QR

Permite fichar escaneando un código QR personal con la cámara del dispositivo.

Funcionamiento

1. La cámara se inicia automáticamente al cargar la página
2. Coloca el código QR dentro del marco verde
3. El sistema lee automáticamente el código y valida
4. Si es válido, redirige a la pantalla de fichaje

Formato del QR: Token aleatorio codificado y encriptado

Validez: ilimitado o nueva generación

Modos de rendimiento

El sistema ajusta automáticamente la resolución según el dispositivo:

Se puede cambiar manualmente con el botón "Modo Rápido".

Prevención de suspensión

• Wake Lock API: Método principal (soporte nativo)
• Método alternativo: Simulación de actividad cada 30 segundos
• Indicador visual: Muestra "Pantalla activa" en la esquina

Se puede activar/desactivar mediante el interruptor en la interfaz.

Kiosko PIN

Permite fichar seleccionando el nombre del empleado e introduciendo su PIN numérico.

Selección de empleado

• Se muestra un grid con todos los empleados activos
• Los empleados sin PIN aparecen atenuados y no se pueden seleccionar
• Barra de búsqueda por nombre
• Filtros: "Con PIN", "Sin PIN", "Todos"

Seguridad

• Longitud PIN: 4-8 dígitos numéricos
• Bloqueo: 5 intentos fallidos → bloqueo de 5 minutos
• Contador visual: Muestra intentos restantes
• Almacenamiento: Cifrado

Cierre por inactividad

• Tiempo: 5 minutos sin actividad
• Advertencia: A los 4 minutos se muestra aviso
• Reactivación: Cualquier interacción (toque, tecla, mouse) reactiva la sesión

Fichaje de Cuadrillas

Permite a los administradores realizar fichajes grupales para múltiples empleados simultáneamente.

Requisitos de licencia

La funcionalidad de cuadrillas se activa cuando tiene contratada esta opción:

clave: Contacte son el soporte para contratar

Si no está activada, se muestra un mensaje de error al intentar acceder.

Acciones grupales disponibles

• Entrada Presencial - Registro de entrada en oficina
• Entrada Teletrabajo - Registro de entrada remota
• Iniciar Pausa - Pausa grupal (descanso, comida, etc.)
• Finalizar Pausa - Terminar pausa grupal
• Salida - Registro de salida grupal

Entrada grupal

1. Selecciona los empleados (o usa "Seleccionar todos")
2. Haz clic en "Confirmar selección"
3. Elige la acción "Entrada Presencial" o "Entrada Teletrabajo"
4. El sistema procesa la acción para todos los seleccionados
5. Se muestra un modal con resultados detallados por empleado

Salida grupal

1. Selecciona empleados con jornada activa
2. Haz clic en "Salida"
3. El sistema registra la salida y calcula horas trabajadas

Pausas grupales

1. Selecciona empleados
2. Haz clic en "Iniciar Pausa"
3. Selecciona tipo de pausa y descripción
4. Para finalizar, haz clic en "Finalizar Pausa"

Gestión de Documentos

Sistema completo para la gestión de documentos: nóminas, contratos, justificantes, etc.

Roles y permisos

Subir documentos (Administrador)

1. Accede a Docs → Subir Documentos
2. Arrastra y suelta archivos PDF o haz clic para seleccionar
3. Límites:
   • Máximo 50MB por archivo
   • Solo PDF
   • Máximo 30 archivos simultáneos
4. Los archivos se listan con su tamaño
5. Haz clic en "Subir Documentos"
6. Se muestra un resumen de los documentos subidos y posibles errores

Tipos de documentos

Los documentos pueden ser de varios tipos predefinidos:

• Nómina
• Contrato
• Modelo 145
• Informe médico
• Justificante
• Otros

Lista de documentos

La tabla de documentos muestra:

• ID y origen (Admin/Empleado)
• Nombre del archivo con enlace para ver PDF
• Empleado asignado (si tiene)
• Fecha de subida
• Número de páginas
• DNI detectado por OCR
• Tipo y estado

Procesamiento OCR

El sistema extrae automáticamente información de los documentos PDF para clasificarlos y asignarlos.

Tipos detectados automáticamente

Proceso de OCR

1. Los documentos subidos quedan en estado pendiente
2. Ve a Docs → Asignación automática
3. Haz clic en "Procesar todos"
4. El sistema extrae texto y detecta:
   • DNI (formato 8 dígitos + letra)
   • NASS (11 dígitos)
   • Nombre del empleado
   • Fecha del documento
   • Mes/Año (para nóminas)
5. Si la confianza es alta (>70%), asigna automáticamente al empleado

Detección en Modelo 145

En los Modelos 145, el sistema busca:

• DNI: En formato compuesto
• Nombre: Después de "N.I.F. Apellidos y Nombre"
• Ejercicio: Año del modelo
• Hijos: Número de hijos a cargo

Detección en Nóminas

• DNI: Formato compuesto
• NASS: Número de afiliación
• Período: Mes y año de la nómina
• Líquido: Importe total

Detección en Informes médicos

• DNI: Formato estándar
• Diagnóstico: Texto después de "DIAGNÓSTICO"
• Fechas: De baja y/o alta

Justificantes de empleados

Los empleados pueden subir justificantes que serán revisados por administración.

Subir justificante (Empleado)

1. Accede a Docs → Subir Justificante
2. Selecciona el tipo de justificante
3. Añade una descripción (recomendado)
4. Arrastra o selecciona el archivo PDF
5. Haz clic en "Subir Justificante"

El documento queda en estado pendiente hasta que el administrador lo revise.

Revisar justificantes (Administrador)

1. En Gestión Documentos, los justificantes aparecen con badge naranja
2. Haz clic en el botón Revisar
3. Selecciona:
   • Aprobar - El documento se asigna al empleado
   • Rechazar - El documento se rechaza
4. Haz clic en "Guardar Revisión"

Separar PDF multipágina

Cuando se sube un PDF con varias páginas (ej: varias nóminas juntas), el sistema permite separarlo.

1. En Asignación automática, los documentos multipágina se muestran en ROJO
2. Haz clic en el botón Separar
3. El sistema:
   • Extrae el texto de cada página usando OCR
   • Crea un nuevo PDF para cada página usando OCR
   • Guarda cada página como un documento independiente
   • Elimina el documento original
4. Se muestra un resumen con los nuevos documentos creados

Asignar documentos

Los documentos procesados pueden asignarse a empleados:

• Asignación automática: Si el OCR detecta un DNI con alta confianza y existe el empleado, se asigna automáticamente
• Asignación manual: Haz clic en Asignar y selecciona el empleado
• Reasignación: Si el documento ya está asignado, usa Reasignar

Control de visualizaciones

El sistema registra cuándo un empleado visualiza un documento:

• Control de frecuencia: máximo una visualización cada 60 minutos
• Se registra IP y fecha de cada visualización
• En el detalle del documento se muestra el historial de visualizaciones
• Los empleados ven un badge NUEVO en documentos no vistos

Estadísticas de visualización:
- Total de visualizaciones
- Empleados distintos
- Primera y última visualización
- Promedio por empleado

Gestión de Horarios

Los horarios definen las jornadas laborales y se usan para calcular horas objetivo y puntualidad.

Crear nuevo horario

1. Ve a Configuración → Horarios
2. Haz clic en "Nuevo Horario"
3. Completa los campos:
   • Nombre: Identificador del horario
   • Descripción: Opcional
   • Hora entrada/salida: Formato HH:MM
   • Horario nocturno: Marcar si cruza medianoche
4. Configura la pausa de comida (opcional)
5. Establece tolerancias de entrada/salida
6. Marca como activo y/o predeterminado
7. Haz clic en "Guardar"

Campos del horario

Horarios nocturnos

Para jornadas que comienzan un día y terminan al siguiente (ej: 22:00 - 06:00).

• Se marcan con la opción "Horario Nocturno"
• El cálculo de horas se hace automáticamente:
  • Horas hasta medianoche: (24:00 - hora entrada)
  • Horas después de medianoche: hora salida
  • Total = suma de ambos períodos
• La pausa de comida puede estar antes o después de medianoche

Detección automática

El sistema detecta automáticamente si un horario cruza medianoche comparando las horas de entrada y salida.

Cálculo de horas

Para horarios nocturnos: (24:00 - hora entrada) + hora salida

Configurar pausa de comida

1. Introduce hora inicio y hora fin de la pausa
2. La duración se calcula automáticamente
3. El sistema valida que la pausa esté dentro del horario laboral
4. Para horarios nocturnos, puede estar antes o después de medianoche

Si la duración calculada no coincide con la configurada, el sistema sugiere corrección.

Validaciones automáticas

• Coherencia nocturna: Si cruza medianoche y no está marcado → error
• Horas diarias: Deben coincidir con jornada - pausa
• Horas semanales: Deben coincidir con (horas diarias × 5)
• Rango válido: Horas diarias entre 0.5 y 16
• Horas semanales: Entre 2.5 y 80
• Tolerancias: Entre 0 y 120 minutos
• Pausa comida: Duración entre 0 y 240 minutos

Cuando hay discrepancias, el sistema muestra un mensaje con la opción de corrección automática.

Editar horario

1. En la lista de horarios, haz clic en Editar
2. Modifica los campos necesarios
3. El sistema recalcula y valida automáticamente
4. Haz clic en "Actualizar"

Horario predeterminado

El horario predeterminado se asigna automáticamente a los nuevos empleados.

1. Para establecer un horario como predeterminado, haz clic en Marcar como predeterminado
2. Solo puede haber un horario predeterminado a la vez
3. Los horarios predeterminados no se pueden eliminar (primero debe cambiarse el predeterminado)

Solicitudes

Los empleados pueden solicitar vacaciones, permisos, etc. Los administradores gestionan las solicitudes.

Tipos de solicitud

• Vacaciones - Días de descanso
• Asuntos propios - Permisos personales
• Consulta médica - Citas médicas
• Formación - Cursos y formación
• Permiso - Permisos retribuidos
• Otros - Otros motivos

Crear solicitud (Empleado)

1. Accede a Solicitudes → Nueva Solicitud
2. Selecciona el tipo de solicitud
3. Elige fecha inicio y fecha fin
4. La fecha debe tener al menos 3 días de antelación (configurable)
5. Describe el motivo detalladamente
6. Haz clic en "Enviar Solicitud"

El administrador recibe una notificación por email y la solicitud queda en estado Pendiente.

Tipos de solicitud detallados

Descripción de cada tipo de solicitud:

• Vacaciones: Días de descanso anuales
• Asuntos propios: Permisos personales no retribuidos
• Consulta médica: Citas con profesionales de la salud
• Formación: Cursos, seminarios y actividades formativas
• Permiso: Permisos retribuidos (matrimonio, mudanza, etc.)

Validación de fechas

• Las solicitudes deben hacerse con al menos 3 días de antelación (configurable)
• La fecha fin no puede ser anterior a la fecha inicio
• Se validan los días laborables según el calendario

Gestionar solicitudes (Administrador)

1. Accede a Solicitudes
2. Usa los filtros para buscar por estado, tipo, mes y año
3. Haz clic en Ver para ver detalles
4. En el modal de detalles, puedes:
   • Aprobar: Aprobar
   • Rechazar: Rechazar
5. Añade un comentario (opcional pero recomendado)
6. Confirma la acción

El empleado recibe un email con la resolución y el comentario.

Aprobar solicitud

Al aprobar una solicitud:

• El estado cambia a Aprobada
• Se envía email al empleado con la confirmación
• La solicitud aparece en el calendario anual

Rechazar solicitud

Al rechazar una solicitud:

• El estado cambia a Rechazada
• Se envía email al empleado con el motivo
• El empleado puede crear una nueva solicitud

Notificaciones por email

El sistema envía emails automáticos en estos casos:

• Empleado: Confirmación de solicitud creada
• Administrador: Notificación de nueva solicitud
• Empleado: Resultado de la solicitud (aprobada/rechazada)

Calendario anual

Visualiza todas las solicitudes aprobadas del año en un calendario interactivo.

• Colores por tipo:
  • Vacaciones: Azul
  • Asuntos propios: Amarillo
  • Médico: Rojo
  • Formación: Azul oscuro
  • Permiso: Verde
• Filtros: Por tipo de solicitud
• Vistas: Mes, semana, lista
• Tooltips: Al pasar el ratón muestra detalles

Reportes

Genera informes detallados sobre asistencia, horas, solicitudes, pausas y auditoría.

Reporte de asistencia

Muestra por empleado:

• Días trabajados en el período
• Horas totales trabajadas
• Promedio diario de horas
• Ausencias registradas
• Puntualidad (porcentaje de días sin retraso)

Reporte de horas

Compara las horas trabajadas con las horas objetivo según el horario asignado:

• Horas objetivo: Calculadas según horario y días laborables
• Horas trabajadas: Totales del período
• Diferencia: Horas extras o faltantes
• Cumplimiento: Porcentaje del objetivo alcanzado

Horas semanales

Detalle día por día de la semana:

• Columnas: Lunes a Domingo con horas trabajadas
• Horas objetivo semanales: Según horario
• Diferencia y cumplimiento

Los valores se muestran en formato HH:MM para mejor legibilidad.

Horas anuales

Resumen por meses del año:

• Horas por mes: Enero a Diciembre
• Total trabajado en el año
• Total objetivo anual
• Diferencia y cumplimiento anual

Útil para evaluaciones de rendimiento y planificación.

Fichajes detallados

Listado completo de todos los fichajes con:

• Empleado, fecha, día de la semana
• Hora entrada y salida
• Tipo (presencial/teletrabajo)
• Horas trabajadas
• Ubicaciones de entrada y salida
• Pausas detalladas: cada pausa con hora inicio, fin, duración y si es remunerada

Reporte de pausas

Tres tipos de reportes de pausas:

Cada reporte incluye: empleado, fecha, tipo de pausa, hora inicio, hora fin, duración, descripción y método de ubicación.

Pausas totales

Incluye todas las pausas registradas, tanto remuneradas como no remuneradas.

Pausas remuneradas

Pausas que cuentan como tiempo trabajado (reuniones, médicas, etc.)

Pausas no remuneradas

Pausas que descuentan de la jornada laboral (descanso, comida).

Reporte de solicitudes

Resumen de solicitudes por empleado y tipo, con estado y tasa de aprobación.

Auditoría

Registro de todas las modificaciones en el sistema:

• Fecha y hora de la modificación
• Tabla y registro modificados
• Usuario que realizó el cambio
• Tipo de acción: MODIFICACION, CREACION, ELIMINACION, REPORTE
• Datos anteriores y nuevos (en formato JSON legible)
• Motivo de la modificación

Los reportes de incidencias de empleados también quedan registrados en auditoría.

Registro con firmas

Formato especial para imprimir y firmar:

• Diseño optimizado para impresión
• Incluye área para firma del empleado
• Resumen estadístico del mes
• Tabla detallada de todos los fichajes
• Información de la empresa (nombre, dirección, teléfono)

Disponible solo para un empleado específico (no para todos).

Mapa de fichajes

Visualiza en un mapa todas las ubicaciones de fichajes y pausas de un día específico.

• Filtros: Por fecha, empleado, tipo (entrada/salida/pausa)
• Vista: Normal o satélite
• Agrupación: Marcadores agrupados o individuales
• Seguimiento: Líneas que conectan los fichajes de un empleado
• Información: Al hacer clic, muestra detalles del fichaje

Leyenda:

• ● Entrada
• ● Salida
• ● Inicio pausa
• ● Fin pausa

Exportar a CSV/Excel

Todos los reportes se pueden exportar:

1. Configura el reporte con los filtros deseados
2. Haz clic en "Exportar a Excel"
3. Se genera un archivo CSV con:
   • Cabeceras en español
   • Datos formateados correctamente
   • BOM UTF-8 para compatibilidad con Excel
4. Ábrelo con Excel o cualquier programa de hoja de cálculo

Comunicación Interna

Sistema de mensajería entre empleados y administradores con reacciones y comentarios.

Tipos de mensajes

Mensajes públicos

• Visibles para todos los usuarios
• Permiten reacciones con emojis
• Permiten comentarios (si no están bloqueados)
• Se muestran en la pestaña "Públicos"

Mensajes privados

• Solo visibles para remitente y destinatario
• Pueden ser entre empleados o con administradores
• Se muestran en la pestaña "Recibidos/Enviados"
• Mantienen un hilo de conversación

Crear mensaje

1. Haz clic en "Nuevo Mensaje"
2. Selecciona el tipo de mensaje
3. Si es privado, elige el destinatario (se cargan empleados y administradores)
4. Escribe asunto y contenido
5. Haz clic en "Enviar Mensaje"

Los administradores pueden crear mensajes públicos. Los empleados pueden crear mensajes privados y para administradores.

Responder mensajes

1. En el detalle del mensaje, haz clic en "Responder a este hilo"
2. El asunto se prefija automáticamente con "Re:"
3. Escribe tu respuesta
4. La respuesta se añade al hilo de conversación

Reacciones

Los mensajes públicos permiten reacciones estilo Facebook:

Emojis disponibles:
👍 Me gusta     ❤️ Me encanta
😂 Me divierte  😮 Me sorprende
😢 Me entristece 👏 Aplauso
🔥 Fuego        🎉 Felicidades

• Haz clic en un emoji para reaccionar
• Vuelve a hacer clic para quitar la reacción
• Se muestra el conteo de cada reacción
• Al pasar el ratón, se ven los nombres de quienes reaccionaron

Emojis disponibles

Lista completa de emojis para reacciones: 👍 ❤️ 😂 😮 😢 👏 🔥 🎉

Comentarios

1. En mensajes públicos, escribe en la caja de comentarios
2. Usa los emojis rápidos para añadir al comentario
3. Haz clic en "Publicar"
4. Los comentarios también tienen reacciones

Cuando alguien comenta, el mensaje se marca como no leído para todos los demás usuarios.

Indicador de no leídos

• Badge rojo en el menú "Chat" con el total de mensajes no leídos
• En la lista de mensajes, los no leídos tienen fondo amarillo y un punto rojo
• Respuestas nuevas: Se muestran con badge "Nuevas respuestas"
• Los administradores pueden marcar como no leído manualmente

Mis Datos (Empleado)

Los empleados pueden gestionar su información personal.

Datos personales

• Campos modificables: Nombre, apellidos, teléfono
• Campos bloqueados: DNI y email (solo administrador)
• Validación en tiempo real de los campos

Cambiar contraseña

1. En el formulario de Mis Datos, localiza la sección "Cambiar Contraseña"
2. Introduce la nueva contraseña (mínimo 6 caracteres)
3. Confirma la nueva contraseña
4. Si los campos están vacíos, la contraseña no cambia
5. Haz clic en "Guardar Cambios"

Ver mi código QR

Disponible si la licencia incluye Kiosko QR.

1. Haz clic en "Ver mi QR"
2. Se abre un modal con tu código QR
3. Muestra la fecha de generación
4. Puedes descargar el QR como imagen PNG

Cambiar mi PIN

Disponible si la licencia incluye Kiosko PIN.

1. Haz clic en "Cambiar mi PIN"
2. Introduce el nuevo PIN (4-8 dígitos)
3. Confirma el PIN
4. Opcional: "Generar PIN Aleatorio"
5. Haz clic en "Guardar PIN"

Mis Fichajes (Empleado)

Consulta tu historial de fichajes y analiza tus horas trabajadas.

Ver mis registros

• Filtros: Por mes, año y tipo de fichaje
• Tabla: Fecha, día, entrada, salida, tipo, pausas, horas, estado
• Estadísticas: Horas totales, días registrados, promedio diario
• Gráfico: Evolución de horas por día
• Acciones: Ver detalles y reportar fichaje incorrecto

Las horas se muestran en formato HH:MM para mejor comprensión.

Análisis de horas

• Períodos: Semana, mes, trimestre, año
• Gráficos:
  • Horas por día de la semana
  • Distribución por tipo (presencial/teletrabajo/ausencia)
  • Evolución temporal
• Comparativa: Horas trabajadas vs horas objetivo
• Promedios: Diario y por tipo

Imprimir registros

1. En la pantalla de registros, haz clic en "Imprimir/PDF"
2. Se abre una ventana con formato optimizado para impresión
3. Incluye:
   • Cabecera con datos del empleado y empresa
   • Tabla de registros
   • Resumen estadístico
   • Área para firma
4. Puedes imprimir directamente o guardar como PDF

Mis Solicitudes (Empleado)

Gestiona tus solicitudes de vacaciones, permisos, etc.

Nueva solicitud

1. Haz clic en "Nueva Solicitud"
2. Selecciona el tipo
3. Elige fechas (mínimo 3 días de antelación)
4. Describe el motivo
5. Envía la solicitud

Estados de solicitud

• Pendiente - Esperando revisión
• Aprobada - Solicitud aceptada
• Rechazada - Solicitud no aprobada

Las solicitudes pendientes pueden cancelarse por el empleado.

Configuración del Sistema (Administrador)

Módulo exclusivo para administradores con múltiples opciones de configuración.

Configuración general

Datos de empresa

• Nombre: Identificador de la empresa
• Email: Dirección de contacto
• Logo: Imagen personalizada (opcional), esta opción solo la puede realizar soporte

Días retroactivos

Número mínimo de días de antelación para solicitudes (por defecto: 3 días).

Mensaje del día

Texto que aparece en la pantalla de fichaje para todos los empleados.

Configuración de geolocalización

• Activar/Desactivar: Switch principal
• Radio permitido: Distancia máxima desde oficina (km)
• Precisión requerida: Exactitud GPS necesaria (metros)
• Modo:
  • Obligatoria - Debe estar en el radio
  • Recomendada - Se verifica pero no obliga
• Ubicación oficina: Latitud, longitud, nombre, dirección

Puedes usar el botón "Usar mi ubicación actual" para establecer las coordenadas automáticamente.

Activar/Desactivar

Controla si el sistema verifica la ubicación al fichar.

Modos: Obligatoria/Recomendada

• Obligatoria: No se permite fichar si se está fuera del radio
• Recomendada: Se registra la ubicación pero se permite fichar igualmente

Ubicación de oficina

Coordenadas geográficas (latitud y longitud) de la ubicación principal de trabajo.

Radio permitido

Distancia máxima en kilómetros desde la oficina para considerar una ubicación como válida.

Información de licencia

• Estado: Activa/Caducada
• Tipo: Básica, Kiosko QR, Kiosko PIN, Kiosko QR+PIN
• Usuarios máximos: Límite según licencia
• Usuarios activos: Empleados actuales
• Fecha de expiración: Cuándo caduca la licencia
• Días restantes: Tiempo hasta expiración
• Almacenamiento: Limitado a 3 meses o tiempo ilimitado

Tipos de licencia

• Básica: Funcionalidades esenciales
• Kiosko QR: Incluye modo kiosko con QR
• Kiosko PIN: Incluye modo kiosko con PIN
• Cuadrillas: Fichaje especial para cuadrillas
• Almacenamiento: Opción de almacenamiento ilimitado en el tiempo

Límite de usuarios

Número máximo de empleados activos permitidos según la licencia contratada.

Fecha de expiración

Fecha hasta la cual la licencia es válida. Pasada esta fecha, el sistema muestra advertencias, se podrá obtener los datos y reportes pero no se podrá fichar.

Backup y restauración

Crear backup

1. Ve a Configuración → Backup
2. Haz clic en "Crear Backup Ahora"
3. El archivo .sql se guarda en el cloud
4. Se aconseja descargar y custodiar los backup con regularidad

Gestionar backups

• Ver lista de backups existentes (fecha, tamaño)
• Descargar backups
• Eliminar backups antiguos

Crear backup

Genera una copia de seguridad completa de la base de datos.

Gestionar backups

Visualiza, descarga y elimina los archivos de backup existentes.

Responsabilidad legal del Backup

Seguridad - Cambiar contraseña admin

1. Ve a Configuración → Seguridad
2. Introduce la contraseña actual
3. Introduce la nueva contraseña (mínimo 6 caracteres)
4. Confirma la nueva contraseña
5. Haz clic en "Cambiar Contraseña"

Cambiar contraseña admin

Proceso para que los administradores cambien su propia contraseña de acceso.

Logs de email

Registro de todos los emails enviados por el sistema:

• Destinatario, asunto, fecha
• Estado (enviado/pendiente/error)
• Número de intentos
• Detalles técnicos del envío

Preguntas Frecuentes

Sobre fichajes

Sobre empleados

Sobre modo kiosko

Sobre documentos

Sobre licencia

Soporte Técnico

Contacto

Recursos descargables

Manuales en PDF y otros recursos útiles.

Videoteca - Tutoriales del Sistema

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